Die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben für Rechnungsdokumente
Die Aufzählung der Rechnungs-Pflichtangaben findet sich im § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Damit der Fiskus ein Geschäftsdokument als Rechnung anerkennt, sind folgende Bestandteile erforderlich:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
- Ausstellungsdatum der Rechnung mit fortlaufender Rechnungsnummer(einmalig vergeben)
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung,
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung(Leistungsbeschreibung),
- die nach Steuersätzen(auch Steuerbefreiung) aufgeschlüsselten Netto-Beträge und die jeweils darauf entfallenden Steuer-Beträge,
- bei Abrechnung per Gutschrift muss der Begriff „Gutschrift“ erscheinen
- die Steuernummer und/oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- wenn notwendig, der Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
- Minderungen des Entgeltes, wenn es im Voraus vereinbart wurde (z.B. „Skonto“)
Kleinbetragsrechnungen
„Kleinvieh braucht zum Glück weniger Mist“: Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro) genügen laut § 33 Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung die folgenden Angaben:
- Name und Anschrift des Ausstellers,
- Ausstellungsdatum,
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung,
- Bruttobetrag und der Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer.
Die Angabe des Empfängernamens, der Rechnungs- und Steuernummer sowie der separate Ausweis des Umsatzsteuerbetrages ist bei „Peanuts“ also entbehrlich.
ACHTUNG:
Unternehmen müssen Rechnungen und Belege lange aufbewahren. Für Vorgänge ab dem Jahr 2025 wurden die Jahre für diese Aufbewahrungspflicht von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Die Belege müssen so aufbewahrt werden, wie sie der Unternehmer erhalten hat bzw. diese versendet. Papierrechnungen und Kassenbon in Papierform und E-Rechnungen im E-Format.
In dieser Zeit verblassen die gedruckten Zeilen auf Thermopapier. Oft nicht dauerhaft lesbare Kassenzettel aber auch andere Rechnungen werden durch die Thermo-Technik erstellt. Wenn der Beleg während der Pflicht zur Aufbewahrung nicht mehr lesbar ist, geht dies zu Lasten des Unternehmers. Wir empfehlen Ihnen deshalb, die Rechnungen und Kassenzettel einzuscannen und auf einem Datenträger oder in einer Cloud zu speichern.
Ab dem 01.01.2025 wurde die E-Rechnungspflicht eingeführt, deshalb ist davon auszugehen, dass in näherer Zukunft alle Rechnungen auf das E-Format (X_Rechnung oder ZUGFeRD) umgestellt werden. Für dessen Speicherung empfehlen wir die Verwendung unseres Agenda-Unternehmsportals.